为了更好地规范公司内部资源的合理分配与使用，确保各项会议能够高效有序地进行，特制定以下关于会议室使用的相关规定。请各部门及员工严格遵守，共同维护良好的办公秩序。
一、预约制度
1. 会议室实行提前预约制度。所有需要使用会议室的部门或个人，必须通过公司内部系统提前申请，未经批准不得擅自占用会议室。
2. 预约时需明确填写会议时间、预计参与人数以及会议主题等信息，以便管理员合理安排。
3. 若因特殊情况需临时调整已预约的时间段，请至少提前一天通知相关部门，并完成相应的变更手续。
二、使用规则
1. 使用者应保持会议室整洁，会议结束后及时清理垃圾，归还原有设施位置，如发现损坏应及时报告维修部门。
2. 禁止在室内吸烟、进食或大声喧哗，以免影响其他同事的工作环境。
3. 不得私自携带易燃易爆物品进入会议室，确保消防安全。
三、责任划分
1. 各部门负责人需对其所属成员的行为负责，若出现违规情况，将追究相关领导的责任。
2. 对于违反上述规定的个人或团体，将视情节轻重给予警告、罚款等处罚措施。
以上规定自发布之日起施行，请大家相互监督执行。如有疑问或建议，欢迎随时向行政部反馈。我们相信，在全体员工共同努力下，一定能营造出一个更加和谐美好的工作氛围！
